Som hotellägare, när du överväger att byta till ett nytt Property Management System (PMS), ger du dig in på en process som kräver noggrant övervägande. Varje hotell är unikt, med sina specifika behov och krav. Därför är det viktigt att komma ihåg att det som fungerar för ett hotell inte alltid är den bästa lösningen för just din hotellverksamhet.
Det är av största vikt att inte enbart förlita sig på andras rekommendationer, utan att noggrant genomföra din egen undersökning. Detta säkerställer att du investerar dina resurser i det system som bäst passar din verksamhet.
Engagera rätt expertis
När du genomgår utredningsprocessen är det klokt att involvera någon, antingen inom eller utanför din organisation, som har en djup förståelse för din anläggnings specifika systemkrav. Detta kan vara en projektledare, IT-direktör eller en erfaren konsult med en historik av att arbeta med olika internationella system. Överväg att söka hjälp från en tredje part när du utforskar system. En extern konsult eller rådgivare med ett omfattande nätverk av leverantörer kan vara ovärderlig. Det är dock viktigt att denna person inte har någon dold agenda som gynnar en viss leverantör, då detta kan påverka beslutsfattandet negativt.
Skapa en detaljerad kravlista
En central del av utredningen är att skapa en detaljerad kravlista. Fråga dig själv vad du vill uppnå med ditt system och var du ser din anläggning om fem år. Identifiera också vad som saknas i ditt nuvarande PMS-system och utvärdera dess användarvänlighet över alla avdelningar i din verksamhet. Genom att tydligt definiera dina mål och krav kan du välja ett system som bäst överensstämmer med din långsiktiga vision.
Verifiera tvåvägsintegrationer
Många system erbjuder tvåvägsintegrationer med andra system, såsom bokningsmotorer och betalningslösningar. Men det är inte tillräckligt att säkerställa att integrationen finns. Många av dessa integrationer är skräddarsydda för specifika kunder och kanske inte möter just dina behov. Det är viktigt att noggrant verifiera hur den fungerar i praktiken, eftersom dåligt implementerade tvåvägsintegrationer kan leda till onödiga komplikationer och kostnader. Under systemutredningen är det bra att inte bara fråga om tvåvägsintegrationens existens utan också att bedöma hur systemets användning är strukturerad.
För- och nackdelar med molnbaserade PMS
Att välja ett molnbaserat PMS-system erbjuder flera fördelar, inklusive tillgång och flexibilitet, automatiska uppdateringar, kostnadseffektivitet och inbyggd säkerhetskopiering. Du kan enkelt hantera din verksamhet från olika platser och hålla dig uppdaterad med den senaste mjukvaran utan stora initiala investeringar. Det finns dock några nackdelar, såsom beroende av en internetanslutning och oro för datasekretess och säkerhet. Det innebär också ett annat sätt att arbeta på, eftersom majoriteten av dessa system inte inkluderar en Night Audit, vilket innebär en förändring i rutinerna. Därför är det avgörande att involvera ekonomiavdelningen i projektet.
Fokusera på verkliga behov
Även om det kan vara lockande att välja det mest funktionella PMS-systemet eller det med den mest övertygande försäljningspresentationen, är det oftast inte det bästa valet för dina specifika behov. Tänk noggrant på vad du verkligen behöver och vad din personal kommer att använda dagligen. Undvik att investera i funktioner som du aldrig kommer att använda. En mer strömlinjeformad lösning kan vara kostnadseffektiv och prioritera det som verkligen betyder något för din hotellverksamhet. Prioritera användarvänlighet och jämför kostnader mellan olika leverantörer.
Sammanfattningsvis är valet av PMS-system avgörande för din hotellverksamhet och bör inte göras hastigt. Genom att genomföra en utredning och fokusera på dina specifika behov och mål kan du säkerställa att du väljer det rätta systemet för din verksamhet.
